Технология RPA: востребованность и применение в российских компаниях
Мы публикуем второе интервью из серии экспертных статей по роботизации.
Сегодня оптимизация бизнесс-процессов за счёт внедрения программных роботов стремительно набирает обороты. Как заявляют эксперты, в 2020 году интерес к технологии RPA в России значительно усилится, и с ростом внедрений рынок RPA пройдет испытание на прочность.
Мы решили побеседовать с Антоном Лежениным, Директором в Практике бизнес консультирование компании EY (Ernst & Young) и узнать мнение консультантов о технологии RPA, о том, какие выгоды получают компании от внедрения и что мешает масштабированию решений. Антон рассказал, чем опыт российских клиентов EY отличается от зарубежных внедрений, а также о том, какие основные ошибки совершают компании при выборе процессов и в ходе проектов внедрения RPA, дал прогноз развития рынка RPA в 2020 году.
Какие задачи решают ваши клиенты с помощью технологии программной роботизации (RPA)?
— Роботизация хорошо работает в определённом сегменте оптимизации процессов. Можно сказать, что роботизация – это малая автоматизация. В 99% случаев клиенты используют RPA для сокращения трудоёмкости процессов.
Насколько оправдано, на ваш взгляд, внедрение RPA по сравнению с другими методами оптимизации и автоматизации бизнес-процессов?
— На мой взгляд, их сложно сравнивать, потому что они взаимодополняют друг друга. У роботизации совершенно иной цикл внедрения - короткие спринты, и сегмент. RPA хорошо работает тогда, когда компания использует сложные или разнородные системы.
Если сравнивать доработку системы, например, SAP с RPA, то часто выгоднее внедрять RPA. Но если речь о доработке 1С, то выигрывает доработка 1С, потому что она может оказаться дешевле, чем настройка робота.
То есть роботизация – это что-то вроде точечной "заплатки"?
— Как говорят наши коллеги, роботизация – хвост автоматизации. В определённом сегменте она хорошо работает, если дело касается быстрого решения. Ведь раньше все наши рекомендации по оптимизации бизнес-процессов наталкивались на жёсткую стену, потому что необходимо было внести запрос на изменения, выйти на IT-департамент и т.д., а при роботизации все проще: цикл сокращается, стоимость внедрения небольшая, и хорошая гибкость.

Редко кто может четко сформулировать, что он хочет от IT-департамента. Например, проект по автопостингу ТМС. Люди не очень хорошо знают этот процесс, поэтому не могут объяснить, что хотят от автоматизации. А вот на роботах это часто работает. Роботизаторы, как правило, всегда готовы к гибким подходам и нацелены на результат.
Расскажите, пожалуйста, о наиболее масштабном в вашей практике внедрении RPA.
— У нас был проект в крупной телекоммуникационной компании. Он делался на базе Объединенного Центра Обслуживания (ОЦО). В мировой практике это далеко не первый проект по роботизации в данной сфере, поэтому мы смотрели на опыт крупных зарубежных ОЦО.

Перед нами стояла задача сократить трудоёмкость трёх бизнес-функций: кадры, закупки и финансы. Только было не совсем ясно, за счёт чего сокращать. У нас имелась гипотеза, что этим процессам поможет малая автоматизация или роботизация.

Мы провели анализ бизнес-функций и выбрали несколько процессов для роботизации. В этих процессах было много рутины, десятки человек работали над одним и тем же. Мы брали сквозные процессы от начала и до конца, то есть процессы могли выходить даже за рамки компании. Например, один из процессов был по автоматическому отражению актов монтажа. Изначально мы рассматривали доработку системы, но потом пришли к роботизации, потому что процесс проходил через множество организационных подразделений и систем, которые не были взаимосвязаны, а робот послужил сцепкой этих систем.

Сама платформа была выбрана на глобальном уровне [Головное предприятие телекоммуникационной компании находится в Нидерландах]. В то же время у многих компаний есть внутренние методики по выбору RPA-решений, они довольно стандартны: рассматриваются функциональные возможности решений и их стоимость. Ну и конечно, смотрят на то, что внедрено у других компаний.
Что было в рамках пилота и как прошел переход к масштабному внедрению?
— В нашем случае у клиента [телекоммуникационной компании] уже был зрелый подход, оптимизация процессов и настройка роботов проводилась международными консультантами и интеграторами. Фишкой было то, что в основе лежала масштабная бизнес-цель - сократить трудоемкость процессов в размере 10% по всем функциям.

Главное, в компании изначально не было жёсткой привязки только к роботизации, что позволило не замкнуться на одном процессе и одной технологии, а строить проектные решения сразу с помощью различных инструментов - и технологических, и организационных и методологических.

Напротив, неуспешным будет подход, когда роботизация внедряется ради роботизации.

Какова роль вендора технологической платформы в проектах внедрения? В вашем проекте было достаточно поддержки со стороны вендора?
— От вендора всегда идёт стандартный набор: лицензии; вопросы, связанные с техникой и вопросы относительно интеграционных решений. Мы взаимодействовали с вендором точечно, раз в две-три недели. Конечно, были
Стоит ли прибегать к внешним консультантам?
— Хорошо привлекать внешнего консультанта в тех случаях, когда компания до этого вообще не внедряла роботизацию. Тогда консультант поможет поставить процесс, поможет сформировать центр компетенции, а что касается предмета роботизации - выявит области и инструменты оптимизации, это позволит не зациклиться на одном процессе или решении.
Какие ваши "lessons learned" из проекта - на что стоит обратить внимание компаниям, которые только начинают свой путь роботизации?

1) Идти всегда нужно не от инструмента, а от проблемы;

2) Необходимо брать сквозной процесс от начала и до конца;

3) У любой технологии есть ограничения. Нужно всегда помнить об этом!

Программные роботы могут выполнять множество процессов, но некоторые из них будут менее эффективны. Мы обожглись, когда на платформе RPA пытались реализовывать несвойственные для неё алгоритмы. Они работали, но плохо. Надо широко смотреть на применение ВСЕХ технологий.

Что мешает компаниям переходить от пилота к массовому внедрению?
— Точно НЕ недостаток в технологиях и в ресурсах, а скорее в целеполагании и спонсорстве проекта в целом со стороны бизнеса.

Основная проблема – отсутствие специалистов, которые понимают, как можно организовать процессы, используя роботизацию.

Всё остальное – частные случаи. Ни разу не встречал, чтобы проблемы были связано с технологиями или бюджетами. Роботы довольно быстро самоокупаются.
За какой период обычно окупается роботизация?
— Масштабное внедрение состоит из набора мелких автоматизаций. Это процессы либо собранные в цепочки, либо полностью независящие друг от друга. Эффект проявляется быстро, уже в ходе внедрения. В моей практике были проекты, где роботизация окупилась за несколько месяцев.
Какие компетенции сейчас необходимы компаниям для внедрения RPA? В чем для компании преимущества в привлечении внешних консультантов?
— Проект лучше всего начинать с консультантами, а дальше развивать свои центры компетенции RPA - таким образом решение будет качественным и недорогим.

Сейчас на рынке уже много специалистов по RPA, как правило, они имеют IT бэкграунд, и что даже важнее - имеют хорошо структурированное мышление и умеют алгоритмизировать любые процессы. Такие люди способны не только оптимизировать процессы, они умеют алгоритмизировать жизнь. Имея такие компетенции, человек легко обучается любой платформе роботизации.

У нас были примеры, когда клиенты просили написать один процесс на одной платформе, затем на другой и после они выбирали, какая из платформ лучше. Это странный подход, но в любом случае, разработчики должны уметь быстро переключаться от работы с одной платформой к другую.
То есть необходимо умение писать алгоритмы? Накладывать алгоритмы на жизнь важнее, чем разбираться в IT?
— Цикл обучения специалиста платформе роботизации существенно быстрее, чем изучение какого-либо языка программирования. В то же время, роботизатор должен уметь быстро анализировать бизнес-процесс и смотреть на него в виде алгоритма. Да, это может быть не программист, но специалист, который может представлять бизнес-процессы в виде алгоритмом. То самое поколение Z, которое не пугается компьютера и имеет проактивное мышление.
Чем отличается опыт компаний за рубежом в роботизации? Что нам стоит использовать в России?
— Первое отличие состоит в том, что они просто раньше начали заниматься роботизацией.
Их бизнес культура уже готова к подобному решению. Они внедряют один процесс и идут дальше.
У нас же в ряде компаний вопрос с умением применять технологии пока ещё хромает.
Эксперты прогнозировали в 2020 году усиление интереса к RPA в России и значительный рост внедрения этой технологии. Что, на ваш взгляд, может помешать такому развитию событий?
— Мы чувствуем возрастание интереса к цифровым технологиям, всех хотят избавиться от бумаги и сократить затраты.

Я пока не вижу проблем, которые могут этому помешать. Наоборот интерес будет повышаться, особенно сейчас, когда роботизироваться можно на «удалёнке».
Подводя итог, можно смело говорить о том, что роботизация – отличный инструмент, но внедрять RPA ради RPA неправильно. Важно иметь четкую цель и сильного спонсора проекта. Начать стоит с анализа бизнес-процессов, и наряду с RPA, рассматривать другие инструменты, чтобы использовать ту технологию, которая подойдёт именно вам для решения конкретной задачи.

Роботизация является эволюционным процессом. До 2016 года никто не знал, что такое программные роботы, где и как их использовать. Сейчас компании в России подошли моменту массового перехода от пилотных внедрений в масштабированию и тиражированию RPA, поэтому обмен опытом с теми, кто этот путь прошел является особенно ценным - он позволит избежать ошибок и в полной мере воспользоваться преимуществами RPA-помощников.

Мы продолжим знакомить вас с опытом коллег по роботизации в нашем блоге. Следите за обновлениями!
Валерия Круглякова