Перевод статьи

Тренды RPA и пошаговый гайд по внедрению роботов в компании

Консалтинговый гигант Deloitte проанализировал данные по внедрению RPA и составил список шагов, которые компании стоит предпринять, чтобы воспользоваться всеми преимуществами RPA-технологии.

Решение стратегических задач через RPA

В опросе участвовали более четырехсот руководителей, ответственных за бизнес-процессы: аутсорсинг, финансы, закупки, маркетинг и операции. Их попросили назвать приоритетные стратегические цели. На самом верху списка оказались:
– Постепенный, непрерывный рост эффективности (35%);
– Рост доли автоматизированных процессов (24%);
– Разработка аналитических инструментов (17%).

RPA решает огромное множество задач, связанных с этими целями, поэтому неудивительно, что компании продолжают инвестировать в это направление. Но компаний, которые уже эффективно используют роботов все еще немного. В сравнении с предыдущим годом число корпораций, которые исследуют возможность внедрения RPA или разрабатывают пилоты, увеличилось. Но лидеров, у которых уже есть не менее 50 работающих программных роботов все еще 3% от рынка.

Эти лидеры уже переходят от экспериментов к масштабированию RPA. Но вся сфера пока находится в зачаточном состоянии и большинству организаций только предстоит раскрыть потенциал RPA-технологии.

Чтобы в полной мере ощутить преимущества RPA, придется сильно изменить подход, двигаться от мелкомасштабных экспериментов к трансформации всей компании. Чтобы эти перемены сработали, важно принять верные стратегические решения.

Получить конкурентное преимущество возможно, если заложить правильную основу для цифровой рабочей силы. Учитывая относительную незрелость RPA-рынка большим компаниям требуется время, чтобы внедрить и масштабировать RPA. Deloitte выделяет три шага, которые помогут провести масштабную автоматизацию процессов:
составить амбициозный план, заложить прочную основу для его реализации и быстро менять компанию, претворяя план в жизнь.
Для масштабного внедрения RPA нужен амбициозный план
Компании, которые уже масштабировали RPA, возложили большие надежды на свою цифровую рабочую силу и последовательно принимали решения, чтобы эти надежды оправдались. За процессом роботизации следили топ-менеджеры компании.

В 2016 году всего 15% респондентов сказали, что RPA инициативы в их компании затрагивали всю организацию. В 2017 уже 64% компаний либо начали внедрять RPA во всех отделах, либо считали внедрение RPA своей стратегической задачей.

Компании порой внедряют RPA, начиная с небольшой, функциональной зоны, где ответственные за процесс сотрудники отчетливо видят преимущество этой технологии. Например, в финансах, HR и в административном секторе. Когда роботы уже зарекомендовали себя, менеджеры начинают думать о внедрении технологии в других отделах.

В среднем респонденты считают, что около 20% всех задач компании могут быть автоматизированы с помощью RPA. Эта цифра подтверждалась данными с пилотных проектов. Но в компаниях, которые уже масштабируют применение роботов, респонденты нацелены на 52% автоматизированных задач. Респонденты из компаний-лидеров считают, что их цифровые сотрудники в скором времени превзойдут людей в скорости выполнения административных и рутинных задач.

Обычно снижение расходов достигается текучкой кадров, паузой в рекрутменте и грамотными повышениями. Данные опроса по RPA показывают, что внедрение технологии приносит большую выгоду, чем обычное сокращение расходов. 86% респондентов отмечают, что их ожидания от продуктивности роботов были либо оправданы, либо превзойдены. В компаниях, где провели оптимизацию расходов вышеназванным способом, довольны результатом остались 61% респондентов. Помимо снижения цены операций, отмечали улучшение соблюдения регуляторных требований, точность и качество выполнения задач, точность в соблюдении сроков и появившуюся возможность беспрерывной работы 24/7.

72% респондентов отметили, что топ-менеджмент и руководители отделов поддерживали роботизацию. А вот поддержку IT отделов отметили только 31%. Топ-менеджмент со времени последнего опроса стал намного более благосклонен к RPA. RPA помогает преодолеть организационные барьеры и ускорить рост бизнеса. Поддержка руководства особенно полезна, когда на пути встречается сопротивление других отделов внутри компании.

Прочные основы
Наиболее эффективные роботы требуют меньше ресурсов для работы, допускают меньше ошибок, требуют меньшей кастомизации процессов и это возможно только в гибких и эффективных командах. Создать таких роботов получится только, если у вас уже есть эффективная и мотивированная команда людей, которым робот поможет выйти на новый уровень продуктивности.

Сосредоточьтесь на процессах

Те, кто уже внедрил и масштабировал RPA в своих организациях отмечают, что для этого потребовалось выполнить целый ряд задач:
– Стандартизация процессов;
– Поддержка и участие IT;
– Гибкость и интегрируемость решения;
– Участие и ожидания стейкхолдеров;
– Помощь сотрудников


В общих чертах - чем сложнее процесс, тем более сложный робот нужен для его выполнения. Стоимость создания и внедрения RPA технологий, операционные расходы и трудности для сотрудников растут со сложностью процессов. Для точной работы робота нужно, чтобы процессы были точными и их можно было четко алгоритмизировать. При этом во многих компаниях есть много процессов, которые недостаточно прозрачны, даже если есть четкая документация. Те процессы, которые кажутся простыми в документации, часто сильно отличаются друг от друга в разных филиалах и странах. Команде, которая отвечает за внедрение роботов, нужно тесно взаимодействовать с бизнесом, чтобы досконально изучить процессы и при необходимости внести в них изменения до того, как это станет проблемой.

Участие людей, которые отвечают за создание процессов на глобальном уровне, необходимо, и опросы показывают, что в большей части случаев, они готовы содействовать процессу роботизации. Компании надо решить вместе с разработчиками процессов готовы ли те процессы, которые есть сейчас к роботизации или стоит серьезно их переработать.

Заручитесь поддержкой ИТ-департамента

Следующим шагом надо заручиться поддержкой сотрудников в IT. Чтобы успешно внедрить RPA, важно, чтобы люди в IT тоже этого хотели.

Мы советуем с самого начала работать вместе с вашими IT специалистами, разделив с ними ответственность за внедрение RPA. Если им тяжело, возможно стоит попросить вашего CIO собрать небольшую команду талантливых инженеров, задачей которых будет только интеграция RPA в уже существующую IT инфраструктуру.

Вовлекайте сотрудников

В тех компаниях, в которых получилось масштабировать RPA, сотрудники с самого начала поддерживали перемены, и руководство смогло четко объяснить чем роботы могут быть выгодны для штата. В отличие, скажем, от аутсорсинга, персонал как правило не сопротивляется внедрению RPA. Всего в 17% компаний, которые уже используют прототипы RPA в том или ином виде, руководство столкнулось с сильным недовольством сотрудников. Из тех, кто уже масштабирует технологию, недовольные сотрудники есть лишь в 3% компаний.

Некоторые организации привлекли своих сотрудников к разработке и внедрению роботов и обсуждают с теми, кто будет непосредственно работать вместе с роботами, как изменятся их функции. Такой подход привел к тому, что сотрудники были рады появлению RPA и отмечали, что больше довольны своей работой.

Для RPA нужен план трансформации

Те, кто уже масштабировали RPA перешли из стадии экспериментов в стадию трансформации компании. Они видят потенциал технологии и уже внедряют процессы, которые помогут произвести такой масштабный переход.

В таких компаниях инвестиции в эту технологию варьируются от 2 до 4 миллионов долларов. А из тех компаний, где RPA уже масштабирован, 78% ожидают, что инвестиции существенно вырастут в ближайшие три года.

Ко всему прочему большинство организаций (63%) будут работать над RPA со партнерами-интеграторами, как правило задействуя специалистов с набором навыков, который редок среди сотрудников компании. Партнерами могут быть как те, кто продает RPA решения "под ключ", так и те, кто помогает командам, разрабатывающим роботов внутри компании.

Меняйтесь быстро

Для наибольшей эффективности цифровых сотрудников важна продуманная архитектура. То как, система спланирована, реализована и взаимодействует с сотрудниками компании во многом определяет насколько успешно она будет работать в последствии. Наша аналитика показывает, что заранее продуманная система такого рода примерно вдвое продуктивней системы, которая разрабатывалась более органично.

На данный момент появляется много разных режимов поддержки RPA. Самая частая из них (38%) - гибридная модель, которая совмещает элементы специфических разработок "на месте" и централизованной поддержки, которая помогает с управлением роботизацией по всей компании и решает более сложные задачи. Таким образом получается одновременно оставить за собой право собственности на разработку и сэкономить на внедрении роботов по всей компании. По нашим данным, обычно отношения с RPA подрядчиком, восстановление системы после ошибок и техническая поддержка осуществляются через одну общую для всех отделов систему.

RPA - очень серьезный шаг к диджитализации бизнеса, но этот шаг - только начало. По мере того, как компании все глубже внедряют RPA, их цифровые амбиции растут. Более четверти компаний (28%), внедряющих и масштабирующих RPA, в то же время работают над внедрением "искусственных интеллектов". И всего 6% компаний, не работающих с RPA исследуют возможность применения искусственных интеллектов. Роботизация подпитывает интерес к дальнейшей диджитализации и в то же время закладывает ее основы, давая необходимую гибкость.

Гайд: Шаги для масштабирования RPA
Этот список был составлен, опираясь на данные из компаний, которые больше других преуспели в роботизации.

Начните с амбициозной цели
– Думайте шире - чтобы получить наибольшую выгоду, роботизация должна пройти по всей компании;
– Думайте масштабнее - используйте весь потенциал RPA и затем внедряйте искусственные интеллекты;
– Думайте о выгоде - задача не только в том, чтобы сократить штат. Роботизация должна серьезно повысить эффективность и точность процессов;
– Думайте выше - заручитесь поддержкой топ-менеджмента.


Заложите прочные основы

– Сосредоточьтесь на процессах - проинвестируйте в оптимизацию процессов, заручитесь поддержкой людей, которые их разрабатывают и постарайтесь сделать их как можно проще. Чем сложнее процесс, тем сложнее робот.
– Заручитесь поддержкой IT департамента - IT департаменты зачастую сопротивляются роботизации и это может стать серьезным препятствием.
– Вовлекайте персонал - роботизация должна помогать вашим сотрудникам, поэтому им важно понимать в чем именно ее выгода. И это поможет избежать сопротивления внутри компании.


Изменяйтесь быстро
– Станьте эффективнее - роботы должны работать быстро, справляться с большим множеством процессов и быть способными работать 24/7. Роботы, при правильном исполнении, могут стать конкурентным преимуществом компании.
– Выстройте отзывчивую систему поддержки - заручитесь поддержкой от владельцев и стейкхолдеров компании и их помощью в координации изменений.
– Соберите подходящую команду под руководство роботизацией - эта команда должна быть одновременно гибкой и решительной.


Станьте гибкими
Чтобы наиболее эффективно решать цифровые задачи, нужно думать о цифровых решениях. В переходный период важно проявить гибкость, чтобы в полной мере воспользоваться преимуществами роботизации и автоматизации процессов через искусственный интеллект.
Читать статью в источнике.